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Human Resources, Personalkostenplanung
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CubeServ Personalkostenplanung
Gestalten Sie Ihre Planung effizienter, schneller und flexibler!
Johannes Kumpf
Management Consultant
Personalkostenplanung mit SAP BW
Ist auch Ihre Personalressourcen- und Personalkostenplanung jedes Mal ein sehr zeit- und damit kostenintensiver Prozess? Sie haben mit Ihrer bisherigen Lösung auf Basis von SAP HR und z.B. MS Excel oder anderen Tools Ihren Wunsch nach einem integrierten, durchgängigen IT-unterstützten Planungsprozess nicht erreicht?
Sie wollen Ihre Planung effizienter, schneller und flexibler gestalten als bisher? Die Integration mit Ihren operativen Systemen (SAP FI/CO etc.) soll ebenso gewährleistet sein wie ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittener Genehmigungs-, Steuerungs- und Überwachungsprozess über den gesamten Planungsablauf hinweg? Zusätzlich wünschen Sie sich eine hohe Benutzerakzeptanz durch eine intuitiv bedienbare Planungsoberfläche, die es ermöglicht, Personalmaßnahmen und Personalkosten direkt von den Führungskräften zu beplanen? Wenn diese Fragen auch Ihre Fragen sind, dann haben wir eine Lösung für Sie!
CubeServ hat, basierend auf zahlreichen HR-Planungsprojekten, eine Lösung entwickelt, die den stetig steigenden Anforderungen eines modernen und effizienten Human Capital Managements gerecht wird. Auf Basis von SAP BW realisieren wir gemeinsam mit Ihnen eine flexible und hoch funktionale Planungsanwendung, die Ihren individuellen Ansprüchen an eine integrierte Personalkostenplanung voll gerecht wird.
Highlights
- Planung von Personalszenarien
- Kurzfrist-Prognose und Mittelfristplanung
- Integration komplexer Tarifwerke
- Integration und Retraktion in SAP HR
- Bereits in SAP HR hinterlegte und zukünftige Maßnahmen werden berücksichtigt
- Planung von ATZ- und ETZ-Modellen
- Integration von globalen Steuerungsparametern (z.B. Tariferhöhungen)
- Log und Rücknahme von Personalmaßnahmen
- Umfangreiche Validierungen und Plausibilitätsprüfungen
- Intuitiv bedienbare Web-Planungsoberfläche
- Integriertes Web-Reporting
- Kurze Einführungszeit, schneller Return-on-Investment
Funktionalität
Personalbestände und Personalkosten werden auf Mitarbeiterebene anhand von Personalmaßnahmen wie z.B. Eintritt, Eingruppierung, Wechsel der Organisations-Einheit etc. in verschiedenen Szenarien geplant. Die Planung erfolgt monatsgenau auf zuvor generierten Planungsvorschlägen. Die Auswirkungen geplanter Personalmaßnahmen auf die Personalkosten sind sofort sichtbar und transparent nachvollziehbar.
Success Stories
Die REWE Group zählt zu den führenden Handels- und Touristikkonzernen in Europa. Mit rund 380.000 Mitarbeitern, die in 15.550 Märkten und Reisebüros arbeiten, ist Sie ein sehr personalintensives Unternehmen.
Die REWE Group benötigte eine Lösung für ein Personalkostenplanungssystem, um die personalwirtschaftliche Planung umzusetzen und die Ziele erreichen zu können.
Zusammenfassend war das Ziel, die Harmonisierung der Planungsprozesse durch eine einheitliche und standardisierte Vorgehensweise zu realisieren.
Vor Beginn des Projekts basierte die internationale Personalplanung für Österreich, Deutschland, die Schweiz und die USA hauptsächlich auf Excel-Tabellen und SAP HCM. Dieser Prozess war jedoch sehr aufwendig, da er eine umfassende Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung erforderte. Aufgrund der zunehmend flexibleren Anforderungen während der Planungsphase stieß dieser manuelle Prozess an Grenzen.
Insbesondere bei kurzfristigen Strategieanpassungen war eine pünktliche Durchführung der Personalplanung nur schwer realisierbar.
Insgesamt sollte die Einführung des Systems zur besseren Steuerung der Personalkosten, zur Steigerung der Effizienz im Planungsprozess und zu fundierten Personalentscheidungen auf Basis von Echtzeit-Daten beitragen.
Als zentrales Mitgliedsunternehmen des Hamburger Verkehrsverbundes (hvv) leistet die Hamburger Hochbahn AG (HOCHBAHN) einen wichtigen Beitrag zur Versorgung Hamburgs mit einem zuverlässigen, leistungsfähigen und sicheren ÖPNV. Mit knapp 7.000 Mitarbeitern ist die HOCHBAHN einer der größten Arbeitgeber in Hamburg.
Für die Planung aller Mitarbeiter sollte eine Lösung für ein vollumfängliches Personalkostenplanungssystem aufgebaut werden. Das neue Planungstool sollte so konzipiert werden, dass die Planung dauerhaft vereinfacht und verschlankt wird.
Zusammenfassend war das Ziel, die Personalplanung moderner, effizienter und effektiver zu gestalten.
Als globales Unternehmen steht Boehringer Ingelheim weltweit vor der herausfordernden Aufgabe, die Planung der Personalkapazitäten und -kosten von rund 52.000 Mitarbeitenden zentral zusammenzuführen und zu steuern.
Das neue Tool «Workforce Planning» sollte mit seiner Einführung die «single source of truth» für konzernweit harmonisierte HR- und Finanzdaten liefern und eine vollständige und transparente Sicht auf Mitarbeiterkapazitäten und Personalkosten ermöglichen. Der dezentrale Planungsprozess hatte durch die Kostenstellenverantwortlichen mit intuitivem Front End im Self-Service ausgeführt zu werden.
Johannes Kumpf (CubeServ GmbH) spricht mit Korbinian Riester von der ÖBB über das erfolgreich abgeschlossene Projekt zur Optimierung der Personalkostenplanung bei den Österreichischen Bundesbahnen. Die ÖBB ist Österreichs größter Mobilitätsdienstleister mit 477 Millionen Fahrgästen jährlich und einem Personalbestand von 44.000 Mitarbeitern.
In dem Video erklärt Herr Riester, wie sich der laufend verändernde Personalbedarf in quantitativer, qualitativer und zeitlicher Hinsicht langfristig optimal decken lässt. Im Interview werden auch Herausforderungen erwähnt, die sich aus technisch- wirtschaftlichen, global-politischen und demographischen Entwicklungen im ÖBB-Konzern ergeben.
Als österreichischer Energieversorger mit 1200 Beschäftigten in Vorarlberg ist illwerke vkw AG in vier Geschäftsfeldern tätig:
– Wasserkraft
– Versorgung und Dienstleistung
– Energienetze
– Tourismus
Ziel des der Einführung der CubeServ Personalkostenplanung war es, durch moderne Technologien relevante Informationen und Daten systemisch nutzbar zu machen, um die Qualität der Personalplanung bei der illwerke vkw AG zu erhöhen. Der bereichsübergreifende Planungsprozess sollte durchgängig IT-gestützt in die bestehende Infrastruktur eingebettet werden. Als zentrales Planungselement sollte die neue SAP-basierte Planung auch zur Visualisierung von Organisations- und Planungsgrößen genutzt werden.
Ganzheitliche Personalplanung in der Universitätsmedizin: Intelligent, transparent & gesetzeskonform
Das Universitätsklinikum Bonn hatte im Bereich HR Software lange Zeit einen Fokus auf Staffing und Zeiterfassung, aber kein integriertes Steurungsinstrument für HR.
Gemeinsam mit CubeServ wurde Personalplanung mit weitreichenden Funktionen für die VK-Kosten und Kapazitäten implementiert. Dies beinhaltet eine rollierende Planung inklusive Soll/Ist-Vergleiche für Vollkräfte in der Hauptbuchübersicht, abwesenheitsbedingte Kosten, Dienstarten, sowie eine Kostenberechnung für Drittmittel.
Welche Anforderungen werden sonst noch an eine integrierte Personalplanung in der Universitätsmedizin gestellt und welche Lösungen werden hierfür benötigt?
Erfahren Sie mehr im gemeinsamen Vortrag des Universitätsklinikums Bonn und CubeServ zum Thema: „Ganzheitliche Personalplanung in der Universitätsmedizin – Intelligent, transparent & gesetzeskonform“ auf dem SAP Kick-off Healthcare: Mit SAP und Partnern zum intelligenten Krankenhaus. In der SAP Success Story erfahren Sie mehr zum Projekt.
Mit der Ausgliederung des deutschen Netz- und Infrastrukturgeschäfts aus der innogy SE wurde im Jahr 2020 der Grundstein für die Westenergie AG gelegt. Diese strukturelle Veränderung war auch zugleich der Aufsatzpunkt, über Möglichkeiten einer verbesserten IT-Lösung zur Unterstützung des Personalplanungsprozesses im HR Controlling nachzudenken, welche insbesondere auch die netzspezifischen Anforderungen berücksichtigt.
Mit der neuen Personalkostenplanungslösung können Kostenberechnungssätze nun den gestellten Anforderungen entsprechend in einer einheitlichen Oberfläche dargestellt werden.
Das zentrale Planungsinstrument beschleunigt die Personalplanung und verbessert die Transparenz im HR Controlling signifikant.
Zudem ist es nun erstmals über ein intuitives Customizing auch möglich, die sich dynamisch verändernden Einflussfaktoren einfach und schnell durch das HR Controlling selbst anzupassen.
Alles im Überblick: Eine Personalplanungslösung für Westenergie AG und ihre 100% Tochtergesellschaften
Der Prozess der Personalplanung der KELAG wurde bislang weitgehend mit Excel-Sheets durchgeführt und erforderte somit einen sehr hohen Aufwand in der Vorbereitung, in der Durchführung und in der Nachbearbeitung.
Durch die immer flexibler werdenden Anforderungen während der Planungsphase stieß die derzeit verwendete technische Oberfläche an ihre Kapazitätsgrenzen. Bei relativ kurzfristigen Strategievorgaben/-änderungen in der Personalplanung war eine termingerechte Durchführung nur sehr schwer möglich.
Um auch zukünftig eine termingerechte, optimale Personalplanung gewährleisten zu können, wurde eine integrierbare, flexible IT-Lösung gesucht zur Abbildung aller zukünftigen Personalbewegungen im Unternehmen:
Im Jahre 2003 beschloss Schaeffler, die Personalkostenplanung der deutschen Unternehmensteile, die bisher rein vom Controlling durchgeführt wurde, in den HR-Bereich zu verlagern und so die Synergieeffekte des dort eingesetzten SAP HCM-Systems zu nutzen.
Hierzu wurde die Hochrechnungsfunktionalität in SAP HCM genutzt, welche zur Unterstützung der dezentralen Planung nach einiger Zeit ergänzt wurde durch eine eigenentwickelte Access-Datenbank sowie Excel-Erfassungsformulare.
Dies bedingte eine Komplexität der Planungsprozesse in SAP, Excel und Access mit manuellen Ladevorgängen und ließ weder in Deutschland noch bei den Auslandsgesellschaften einen weiteren Rollout der Personalkostenplanung zu.
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