CubeServ Analysis Office Report Book

Einfach, Schnell, Flexibel - Die Highlights

Den Berichtserstellungsprozess signifikant verbessern

Durch Automatisierung wird der revolvierende Berichtserstellungsprozess, wie das Aktualisieren der Daten, das Einpassen von Tabellen, Kommentaren, Bildern, abgeänderten WorkSheets etc. in die PowerPoint Präsentationsvorlage in Sekunden erledigt. Sie brauchen sich nur noch um das Original in EXCEL zu kümmern.

Kundenindividuelles hochformatiertes Reporting in EXCEL
und PowerPoint

Alles was Sie in EXCEL erstellen können (auch SUCCESS konforme Formate) wird automatisch 1:1 im finalen ReportBook dargestellt.

Best Practice

Informieren Sie sich in unserer
Webinaraufzeichnung, sehen Sie sich die Tutorials dazu an.

Automatisierte Berichtsausführung mit nutzerspezifischer Selektion

Sie können eine Berichtsvorlage zentral erstellen und diese an verschiedene Organisationseinheiten verteilen. Durch voreingestellte oder individuelle Selektion haben die Adressaten nach einem Refresh immer ihre spezifischen Daten verfügbar, die sie dann kommentieren und als Report Book publizieren können.

Einleitung

Mit SAP BusinessObjects Analysis, Edition for Microsoft Office, hat SAP einen grossen Schritt in die Richtung der Microsoft Office Welt getan. Dieses Produkt, das den BEx Analyzer ablöst, geht den Weg weiter in Richtung zum “native EXCEL” und verringert damit erneut die verheerende Komplexität der Toollandschaft der letzten Jahre. Zugleich nimmt es Druck von den IT Abteilungen, da die Bedienung für den Endanwender einfacher wird. Analysis vereinfacht den Zugriff auf die OLAP Datenquelle. Aber dies ist nur ein Teil des Erstellungsprozesses eines Report Books.

Mit dem CubeServ Analysis Office Report Book, das auf SAP BusinessObjects Analysis, Edition for Microsoft Office basiert, präsentieren wir Ihnen eine Lösung, die Ihren Berichts- und Vorlagenerstellungsprozess signifikant verbessern kann.

Der Erstellungsprozess eines Report Books

Ein Report Book hat viele Komponenten. Daten aus zahlreichen heterogenen (auch SAP) Quellen, eigene Tabellen, Grafiken, ScreenShots und andere Bilder, komplexe Kommentarblöcke und vieles mehr. Und alle diese Komponenten, zum Teil hochformatierten, sollen als Report Book einheitlich, wie aus einem Guss, präsentiert werden. Dann sollen die Daten beim nächsten Mal aktualisiert und, in der Realität, mit leichten Anpassungen an den Komponenten erneut rapportiert werden.

Die Controller, die revolvierend Report Books erstellen (und dies ist die überwiegende Anzahl), beklagen sich, dass ihre Arbeit zu 80% aus dem Zusammenbringen der Zahlen und der Komponenten und dem finalen Layout besteht. Diese Zeit fehlt ihnen für die inhaltliche Arbeit.

Wenn wir uns diesen Prozess anschauen, stellt sich die Frage, ob wirklich alle Controller (Business Analysten, Information Consumer / Provider) alle Tools in der Tiefe beherrschen müssen.

Report Book im Prozess
Einordnung CubeServ Analysis Report Book

Reicht es nicht aus einige, wenige, Business Analysten oder PowerUser auszubilden (SAP ERP / SAP BW / BEx Query Designer / Analysis for Office) und sie somit in die Lage zu versetzen Report Books zu initiieren? Braucht (und will) die grosse Mehrheit der Controller viel mehr als die Basisfunktionen „Refresh“, „Kommentierung“, „Basis Modifikationen“ und „Report Book Erstellung“ um ihre Prozesse sicher, schnell und präzise abzuwickeln?

Bei einer solchen Vorgehensweise gewinnt man in mehrfacher Hinsicht.

  • Die Performance der revolvierenden Prozesse verbessert sich signifikant
  • Die Prozesse selbst werden vereinheitlicht und stabilisiert über die Anwendung des Tools
  • Die Fluktuationsresistenz der Prozesse erhöht sich, da die Ausbildungsanforderung für neue
    Mitarbeiter reduziert wird
  • Mit der reduzierten Ausbildungsanforderung reduzieren sich auch die Einarbeitungszeiten

 
All diese Vorteile werden bezahlt mit einer Verringerung der Flexibilität der Anwender, ein Fakt, der bei vielen IT Abteilungen und Managern nicht unbedingt negativ beurteilt wird.

Arbeiten mit dem CubeServ Analysis Office Report Book

Die Arbeit mit dem CubeServ Analysis Office Report Book ist intuitiv begreifbar und erfordert von EXCEL Anwendern nur ein Minimum an zusätzlichem Wissen. Diese Anforderungen werden noch geringer, wenn ein PowerUser das Report Book initiiert hat und der EXCEL User nur für den revolvierenden Reporting Prozess zuständig ist.

Schnell, einfach, flexibel
  • Sie öffnen Analysis for Microsoft EXCEL 

  • Sie öffnen das CubeServ Analysis Office Report Book

  • Sie arbeiten mit Analysis, um Datenquellen (BEx Queries, SAP BW InfoProvider …) einzubinden und zu formatieren oder zu refreshen

  • Sie arbeiten mit EXCEL, um anderen Inhalte einzufügen (eigenen Tabelle, Grafiken, ScreenShots und andere Bilder, komplexe Kommentarblöcke, …) oder anzupassen

  • Mit der Tastenkombination <Strg Shift A> öffnen Sie das CubeServ Analysis Office Report Book Menü

  • Sie klicken „Ausgabe in PowerPoint“ und erhalten 5 Sekunden später eine Präsentation im hinterlegten PowerPoint Design

  • Wenn Sie mal keine Zeit haben, refreshen Sie nur die Daten im CubeServ Analysis Office Report Book und nehmen sich das Ergebnis mit auf die Bahn / in den Flieger, wo Sie die Kommentierungen / Anpassungen machen. Wieder am Netz noch einmal refreshen und die Präsentation erstellen. Diese Vorgehensweise wird auch von Managern geschätzt, die noch während des Meetings die letzten Anpassungen machen.

Zusätzliche Features

Zusätzlich zu den oben genannten Funktionen befinden sich einige sehr nützliche Features im Lieferumfang des CubeServ Analysis Office Report Books.

Deckblatt und Inhaltsangabe

Bei der Erstellung des Report Books werden automatisch ein Deckblatt und ein Inhaltsverzeichnis mit dem derzeit zugewiesenen Template erstellt. Um Ihren spezifischen Layout-Ansprüchen (Corporate Design) zu genügen, ist ein einmaliges Customizing erforderlich. Hierbei werden Sie gerne von den CubeServ Beratern unterstützt.

Variable und Filter

Das „Kernobjekt“ von Analysis ist die Data Source. Ein EXCEL Work Book kann mehrere Data Sources enthalten und eine Data Source kann mehrere Objekte in diesem WorkBook mit Daten beliefern. Zugleich kann jede Data Source mit Variablen und Filtern eingeschränkt werden. Diese Einschränkungen können im Design Bereich von Analysis sichtbar gemacht werden, aber dies jeweils nur für eine Data Source zurzeit.

Um den Überblick und die Nutzung im CubeServ Analysis Office Report Book zu vereinfachen, kann man auf Knopfdruck ein Work Sheet mit den derzeit effektiv genutzten Variablen und Filtern erstellen. In diesem Work Sheet kann man die Werte ändern, z.B. an die neue Periode / das neue Geschäftsjahr anpassen und auch neue Filter für die Data Sources erstellen.

Demo
Deckblatt und Inhaltsangabe werden automatisch erstellt
Alle Variablen und Filter auf einem WorkSheet

MetaDaten der Analysis Data Sources

Wenn Sie ein Report Book erstellt haben, können immer noch Fragen aufkommen wie denn die Daten zustande gekommen sind. Um solche Diskussionen zu vermeiden, kann man mit dem CubeServ Analysis Office Report Book auf Knopfdruck ein eigenständiges Work Book erstellen, in dem alle Analysis MetaDaten zum Work Book und zu den Data Sources enthalten sind. Zusammen mit dem Report Book macht dies den Bericht „bulletproof“.

Meta Daten zum Work Book und zu den Data Sources auf Knopfdruck

Kernaussagen zu CubeServ Analysis Office Report Book

  • Signifikante Performancesteigerung des Berichtserstellungsprozesses

  • Der Endanwender arbeitet in vertrauter EXCEL Umgebung

  • Beibehaltung der Flexibilität für den Endanwender (Er kann noch Tabellen / Kommentare / Objekte ändern / einfügen)

  • Zentrale Anpassung der Variablen und Filter für alle Data Sources. Zusätzliche Filter sind zentral erstellbar

  • Erstellen Bericht über Meta Daten der Data Sources auf Knopfdruck

  • Kein Anpassungsbedarf (Layout) in PowerPoint für revolvierende Berichte

  • Einfache Anpassung bei Änderung des Kunden PowerPoint Templates

  • Die Applikations-Intelligenz wurde in den Code gesteckt, um dem Anwender mehr Zeit für seine Kernaufgaben zu geben (Usability / Verringerung Komplexität)

  • Stabilisierung des Berichtserstellungsprozesses

  • Senkung vom Schulungsbedarf der Endanwender, dadurch hohe Fluktuationsresistenz

  • Keine zusätzlichen Front End Applikationen

  • On-line und off-line Bearbeitung

Technische Voraussetzungen

Für Analysis 1.4

  • Microsoft Office 2013 (Excel and PowerPoint)
  • Microsoft Office 2010 (Excel and PowerPoint)
  • Microsoft Office 2007 (Excel and PowerPoint)
  • Microsoft Office 2003 (Excel)

You can use SAP BEx Queries, query views and SAP Netweaver BW InfoProvider as data sources.

Für Analysis 2.0

  • Microsoft Office 2013 (Excel and PowerPoint)
  • Microsoft Office 2010 (Excel and PowerPoint)

You can use SAP BEx Queries, query views and SAP Netweaver BW InfoProvider as data sources.

Kundenaussage zum CubeServ Analysis Office Report Book

Projektziel
Ziel ist es eine Automatisierung (eines Report Books) von BW basierten, um manuelle Daten ergänzte Reports im entsprechenden PPT Layout.

Projektergebnis
Unser gestecktes Ziel wurden vollstens erreicht, wir haben jetzt eine Arbeitsmappe zur Verfügung, mit Hilfe derer wir anhand von AO/Excel/Power Point unser Reporting generell und v.a. unseren monatlichen Geschäftsreview optimieren können.

Wir haben jetzt endlich ein Tool an der Hand, das uns einerseits formatiertes Reporting und andererseits auch einiges an flexiblen Anpassungen ermöglicht. Wir sparen uns immensen manuellen Aufwand, indem wir auf Knopfdruck unsere Daten in Power Point vorstandsgerecht aufbereiten können.

Die Kombination AO/Excel und Powerpoint - und in unserem Falle Zugriff auf BW-Daten - ist unserer Meinung nach ein zukunftsträchtiges Tool mit vielfältigen Verwendungsmöglichkeiten.

Fragen zur Kaufentscheidung

  • Was soll ein Controller / Manager … über Analysis wissen?

  • Wie oft wird er die Basic Analysis Features einsetzen, nachdem Analysis implementiert wurde?

  • Wie oft muss er Analysis nutzen, um sein know-how über die Basis Features aufrecht zu erhalten?

  • … oder muss der normale User (Berichtsersteller / Kommentare) nur wissen:

    •    Wo liegt das File?

    •    Wie refreshe ich die Daten? (am besten mit einem Knopf)

    •    Wie kann ich kleine Anpassungen machen?

    •    Wie bekomme ich meinen Report? (am besten mit einem Knopf)

  • Braucht man Analysis oder nur die Funktionalität von Analysis?

Unser Angebot

  • Schulung CubeServ Analysis Office Report Book (2 Stunden)

  • Adaption auf eigenes Layout / eigenen Berichtsprozess (2-3 Beratertage)

  • Online Unterstützung

  • Geschmack kommt beim Essen (2-3 Tage für allfällige Anpassungen)